Modalità di richiesta

La concessione all'utilizzo della sala conferenze è vincolata alla presentazione di una domanda, redatta su apposito modulo predisposto dal Comune.
Con la domanda iI richiedente è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di assunzione di ogni tipo di responsabilità per danni a cose e/o persone, rilevando indenne il Comune.
II richiedente, ai fini della concessione, dovrà dichiarare inoltre di avere le prescritte autorizzazioni di legge, se necessarie; di aver prodotto richiesta di riunione pubblica, se necessaria; di aver preso visione del Regolamento e di accettare le prescrizioni ivi contenute.

Requisiti del richiedente

L’utilizzo della sala può essere richiesto, con le modalità ed alle condizioni previste dal Regolamento approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 95 del 10.11.2014, da associazioni, enti, partiti politici, organizzazioni sindacali e di categoria o singoli cittadini.
L’utilizzo della sala, per le caratteristiche sopra illustrate, non può prevedere il pagamento di biglietti di ingresso e, comunque, non è consentito l’uso della sala a fini di lucro.

Documentazione da presentare

Modulo predisposto dal Comune, deditamente compilato in ogni sua parte.

Iter procedura

MODALITA' PER RICHIEDERE LA CONCESSIONE DELLA SALA CONFERENZE

Gli interessati a richiedere la concessione per l'utilizzo della Sala Conferenze della Biblioteca Comunale sono invitati a:

1. Verificare presso la Biblioteca Comunale che la Sala sia disponibile per i/il giorni/o e orari/o nei quali si intende richiederne l'utilizzo.

2. Richiedere un appuntamento per presentare l'iniziativa all'Assessore alla Cultura Chiara Molducci presso la Segreteria del Sindaco:
Palazzo Comunale
Via Machiavelli, 56 (1° piano)
dal lunedì al venerdì: 8:30-12:30 - lunedì e giovedì anche 15:00-18:30
tel. 055 8256235

I giorni di ricevimento dell'Assessore sono i seguenti:
Lunedì ore 10:00-13:00 – Palazzo Comunale
Giovedì ore 15:00-18:30 – Palazzo Comunale


3. Redigere la domanda sul modulo prestampato e presentarla all'Ufficio Protocollo:
Via Machiavelli, 56 (piano terra)
dal lunedì al venerdì: 8:30-12:30 - lunedì e giovedì anche 15:00-18:30
tel. 055.8256224
comune.sancascianovp@postacert.toscana.it

Una volta consegnata all'Ufficio Protocollo, la domanda è sottoposta all'approvazione della Giunta Comunale che si riunisce ogni lunedì pomeriggio. A tal proposito si fa presente che:
- le domande inoltrate tra il lunedì e il giovedì (compreso) saranno sottoposte all'approvazione della Giunta il lunedì della settimana successiva;
- le domande inoltrate il venerdì saranno deliberate dopo otto giorni.

Costi

Con deliberazione della Giunta Comunale n. 286 del 01.12.2014 , l'Amministrazione Comunale ha stabilito le tariffe relative all'utilizzazione della sala conferenze, quantificandole nel modo seguente:
Orario (dal lunedì al venerdì):
• dalle ore 9.00 alle ore 14.00 € 25,00 + iva 22 %
• dalle ore 14.00 alle ore 19.00 € 25,00 + iva 22 %
• dalle ore 19,00 alle ore 23,00 € 25,00 + iva 22 %
• intera giornata (ore 9.00/ 23.00) € 61,00 + iva 22 %
Orario del Sabato e della domenica :
• dalle ore 9.00 alle ore 13.00 € 31,00 + iva 22%
• dalle ore 15.00 alle ore 19.00 € 37,00 + iva 22 %
• dalle ore 19,00 alle ore 23,00 € 43,00 + iva 22 %
• intera giornata (ore 9.00/ 23.00) € 74,00 + iva 22 %
Sono esenti dal pagamento delle tariffe sopra citate, a termini di regolamento:
-    tutti gli organi del Comune (Consiglio Comunale, Giunta Comunale, Gruppi Consiliari)
-    i Servizi Comunali, nonchè le manifestazioni da questi promosse o organizzate;
-    le iniziative patrocinate dall'Amministrazione con apposita delibera della Giunta Comunale;
Le somme sopra riportate debbono essere ridotte del 50% nel caso in cui l'utilizzo avvenga da parte di circoli, associazioni di volontariato, di categoria e sindacali, culturali, partiti e società sportive;
Nel caso dell'allestimento di mostre il richiedente può proporre, in alternativa al pagamento della tariffa, la consegna all'Amministrazione di una delle opere esposte, purché il valore della stessa sia superiore alla somma dovuta.

Tempi

In caso di mostre espositive e nel caso in cui siano richieste ulteriori dotazioni oltre quelle già presenti e costituite da impianto audio e video, la domanda deve essere presentata almeno quindici giorni prima della data in cui si richiede la sala.
Nel caso in cui non siano richieste ulteriori dotazioni, la domanda deve essere presentata almeno due giorni lavorativi prima della data in cui si richiede la sala. 
Le richieste sono approvate dalla Giunta Comunale con proprio provvedimento successivamente ad una valutazione discrezionale riguardante i contenuti dell’iniziativa.
Il richiedente, nelle more della presentazione della domanda, può verificare la disponibilità della sala rivolgendosi direttamente al personale della Biblioteca che provvederà alla prenotazione provvisoria; la presentazione della domanda dovrà comunque essere effettuata nei trenta giorni successivi alla prenotazione provvisoria, pena la sua cancellazione.

Modalità di fruizione

La sala, anche in occasione dello svolgimento delle iniziative per le quali è stata concessa, dovrà essere sempre accessibile al pubblico negli orari di apertura della Biblioteca. In particolare, l’allestimento di mostre dovrà comunque consentire l’utilizzo della sala anche per altre finalità (sala lettura, conferenze, incontri e simili) fatto salvo per il giorno in cui è prevista l’inaugurazione della mostra stessa. L'allestimento della sala mediante il posizionamento degli arredi e delle dotazioni presenti o di quelli ulteriormente forniti dall’Amministrazione è ad esclusivo carico del concessionario. Analogamente è interamente a carico del concessionario la vigilanza e la custodia della sala per l’intero periodo di utilizzo.
Non è consentito apportare alcuna modifica alla struttura. È quindi fatto assoluto divieto di apportare mutamenti alla struttura o agli impianti di cui essa è provvista, anche se di minima entità, come ad esempio con il posizionamento di chiodi o prolunghe all’impianto elettrico. Sono consentiti solo quegli interventi, comunque specificati per scritto nella domanda, che possano essere facilmente rimossi o emendati al termine dell'evento organizzato.
Il concessionario è obbligato a restituire la sala nelle condizioni in cui questa gli è stata affidata.

Informazioni

La Biblioteca comunale di San Casciano in Val di Pesa dispone di una Sala conferenze di circa 50 posti.
La Sala è utilizzabile per conferenze, presentazioni di libri ed esposizioni e può essere richiesta da associazioni, enti, partiti politici o singoli cittadini per iniziative culturali o di pubblico interesse.
Per disciplinare l'utilizzo della Sala, l'Amministrazione Comunale di San Casciano in Val di Pesa ha adottato un apposito Regolamento, approvato dal Consiglio Comunale con deliberazione n. 94 del 20 ottobre 2011.

Accesso

L'Amministrazione Comunale, compatibilmente con i propri fini istituzionali, mette a disposizione gli spazi della Sala conferenze nell'osservanza delle norme previste dai regolamenti e dalle indicazioni apposte dalla Commissione Provinciale di Sicurezza per i locali di pubblico spettacolo.

La concessione all'utilizzo della Sala è vincolata alla presentazione di una domanda, subordinata all'approvazione della Giunta Comunale, da presentare con adeguato anticipo al protocollo generale o alla casella di posta certificata del Comune.
Tale domanda, redatta dal richiedente su apposito modulo fornito dall'ente e indirizzata al Sindaco, deve contenere esaustive indicazioni relative alla tematica dell'evento (conferenza, presentazione, mostra) per cui si richiede la concessione della Sala, con l'indicazione:
- dei destinatari dell'evento che si intende organizzare (soci, cittadinanza, etc.)
- del numero dei partecipanti previsti
- che l'evento che si intende attuare avrà carattere gratuito
Il richiedente è inoltre tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di assunzione di ogni tipo di responsabilità per danni a cose e/o persone, rilevando indenne il Comune.

Ottenuto il parere favorevole della Giunta Comunale, il concessionario è autorizzato all'uso della Sala conferenze nel periodo accordato.

La Sala conferenze è sempre accessibile al pubblico negli orari di apertura della Biblioteca.

Normativa di riferimento

1. Deliberazione del Consiglio Comunale n. 95 del 10.11.2014: Approvazione del Regolamento per l'utilizzo della sala conferenze.
2. Deliberazione della Giunta Comunale n. 266 del 1.12.2014: Approvazione delle tariffe per l'utilizzo sala conferenze.

Riferimenti e contatti

Ufficio
Servizi Culturali e Biblioteca
Responsabile
Marco Rossetti
Indirizzo
Via Roma, n. 37- Via Lucardesi, n.10 - 50026 - San Casciano in Val di Pesa
Fax
055 8229920
E-mail
m.rossetti@comune.san-casciano-val-di-pesa.fi.it
Orario di apertura
lunedì 9.00-19.00; martedì 9.00-19.00; mercoledì 9.00-19.00; giovedì 9.00-19.00; venerdì 14.00-19.00 ; sabato 9.00-13.00 16.00-19.00*; domenica 10.00-13.00*e16.00-19.00*: *solo come sala lettura e restituzioni

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