La Biblioteca Comunale di San Casciano in Val di Pesa dispone di una Sala conferenze di circa 50 posti utilizzabile per iniziative culturali o di pubblico interesse quali conferenze, presentazioni di libri ed esposizioni.
L'Amministrazione Comunale, compatibilmente con i propri fini istituzionali, mette a disposizione gli spazi della Sala Conferenze nell'osservanza delle norme previste dai regolamenti e dalle indicazioni apposte dalla Commissione Provinciale di Sicurezza per i locali di pubblico spettacolo; per disciplinarne l'utilizzo, ha adottato un apposito Regolamento, approvato dal Consiglio Comunale con deliberazione n. 94 del 20 ottobre 2011.

La concessione all'utilizzo della sala conferenze è vincolata alla presentazione di una domanda, redatta su apposito modulo predisposto dal Comune. Con la domanda iI richiedente è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di assunzione di ogni tipo di responsabilità per danni a cose e/o persone, rilevando indenne il Comune.
II richiedente, ai fini della concessione, dovrà dichiarare inoltre di avere le prescritte autorizzazioni di legge, se necessarie; di aver prodotto richiesta di riunione pubblica, se necessaria; di aver preso visione del Regolamento e di accettare le prescrizioni ivi contenute.

Gli interessati a richiedere la concessione per l'utilizzo della Sala Conferenze della Biblioteca Comunale sono invitati a:
1. Verificare preventivamente presso la Biblioteca Comunale che la Sala sia disponibile per i/il giorni/o e orari/o nei quali si intende richiederne l'utilizzo.
2. Richiedere un appuntamento per presentare l'iniziativa all'Assessore alla Cultura Maura Masini presso la Segreteria del Sindaco:
Palazzo Comunale
Via Machiavelli, 56 (1° piano)
tel. 055 8256235
3. Redigere la domanda sul modulo prestampato e presentarla all'Ufficio Protocollo:
Via Machiavelli, 56 (piano terra)
dal lunedì al venerdì: 8:30-12:30 - lunedì e giovedì anche 15:00-18:30
tel. 055.8256224
La concessione all'utilizzo della sala conferenze è vincolata alla presentazione di una domanda, redatta su apposito modulo predisposto dal Comune. Con la domanda iI richiedente è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di assunzione di ogni tipo di responsabilità per danni a cose e/o persone, rilevando indenne il Comune.
II richiedente, ai fini della concessione, dovrà dichiarare inoltre di avere le prescritte autorizzazioni di legge, se necessarie; di aver prodotto richiesta di riunione pubblica, se necessaria; di aver preso visione del Regolamento e di accettare le prescrizioni ivi contenute.
Gli interessati a richiedere la concessione per l'utilizzo della Sala Conferenze della Biblioteca Comunale sono invitati a:
1. Verificare preventivamente presso la Biblioteca Comunale che la Sala sia disponibile per i/il giorni/o e orari/o nei quali si intende richiederne l'utilizzo.
2. Richiedere un appuntamento per presentare l'iniziativa all'Assessore alla Cultura Maura Masini presso la Segreteria del Sindaco:
Palazzo Comunale
Via Machiavelli, 56 (1° piano)
tel. 055 8256235
3. Redigere la domanda sul modulo prestampato e presentarla all'Ufficio Protocollo:
Via Machiavelli, 56 (piano terra)
dal lunedì al venerdì: 8:30-12:30 - lunedì e giovedì anche 15:00-18:30
tel. 055.8256224
comune.sancascianovp@postacert.toscana.it

L’utilizzo della sala può essere richiesto, con le modalità ed alle condizioni previste dal Regolamento approvato dal Consiglio Comunale, da associazioni, enti, partiti politici, organizzazioni sindacali e di categoria o singoli cittadini.
L’utilizzo della sala, per le caratteristiche sopra illustrate, non può prevedere il pagamento di biglietti di ingresso e, comunque, non è consentito l’uso della sala a fini di lucro.

Modulo predisposto dal Comune, deditamente compilato in ogni sua parte.

Con deliberazione della Giunta Comunale n. 286 del 01.12.2014 , l'Amministrazione Comunale ha stabilito le tariffe relative all'utilizzo della sala conferenze, quantificandole nel modo seguente (l'importo è comprensivo di IVA 22%):
Orario dal lunedì al venerdì:
dalle ore   9,00 alle ore 14,00     € 25,00
dalle ore 14,00 alle ore 19,00     € 25,00
dalle ore 19,00 alle ore 23,00     € 25,00
intera giornata (9,00/23,00)        € 61,00
Orario del sabato e della domenica:
dalle ore   9,00 alle ore 13,00     € 31,00
dalle ore 14,00 alle ore 19,00     € 37,00
dalle ore 19,00 alle ore 23,00     € 43,00
intera giornata (9,00/23,00)        € 74,00
Esposizioni, mostre e simili:
Tariffa minima settimanale, considerata dal sabato alla domenica successiva, per € 122,00 compresa iva 22% (inclusa la giornata del venerdì antecedente per l’allestimento e del lunedì successivo per lo smontaggio).
Sono esenti dal pagamento delle tariffe sopra citate, a termini di regolamento:
- tutti gli organi del Comune (Consiglio Comunale, Giunta Comunale, Gruppi Consiliari)
- i Servizi Comunali, nonché le manifestazioni da questi promosse o organizzate;
- le iniziative patrocinate dall'Amministrazione con apposita deliberazione della Giunta Comunale;
Le somme sopra riportate debbono essere ridotte del 50% nel caso in cui l'utilizzo avvenga da parte di circoli, associazioni di volontariato, di categoria e sindacali, culturali, partiti e società sportive;
Nel caso dell'allestimento di mostre il richiedente può proporre, in alternativa al pagamento della tariffa, la consegna all'Amministrazione di una delle opere esposte, purché il valore della stessa sia superiore alla somma dovuta.
Il pagamento dovrà essere effettuato esclusivamente attraverso il ricorso al sistema PagoPA.

In caso di esposizioni e nel caso in cui siano richieste ulteriori dotazioni oltre quelle già presenti e costituite da impianto audio e video, la domanda deve essere presentata almeno quindici giorni prima della data in cui si richiede la sala.
Le richieste sono approvate dalla Giunta Comunale con proprio provvedimento, successivamente ad una valutazione discrezionale riguardante i contenuti dell’iniziativa. A tal proposito si fa presente che:
le domande inoltrate tra il lunedì e il giovedì (compreso) saranno sottoposte all'approvazione della Giunta il lunedì della settimana successiva;
le domande inoltrate il venerdì, saranno deliberate dopo otto giorni

La sala, anche in occasione dello svolgimento delle iniziative per le quali è stata concessa, dovrà essere sempre accessibile al pubblico negli orari di apertura della Biblioteca. In particolare, l’allestimento di mostre dovrà comunque consentire l’utilizzo della sala anche per altre finalità (sala lettura, conferenze, incontri e simili) fatto salvo per il giorno in cui è prevista l’inaugurazione della mostra stessa. L'allestimento della sala mediante il posizionamento degli arredi e delle dotazioni presenti o di quelli ulteriormente forniti dall’Amministrazione è ad esclusivo carico del concessionario. Analogamente è interamente a carico del concessionario la vigilanza e la custodia della sala per l’intero periodo di utilizzo.
Non è consentito apportare alcuna modifica alla struttura. È quindi fatto assoluto divieto di apportare mutamenti alla struttura o agli impianti di cui essa è provvista, anche se di minima entità, come ad esempio con il posizionamento di chiodi o prolunghe all’impianto elettrico. Sono consentiti solo quegli interventi, comunque specificati per scritto nella domanda, che possano essere facilmente rimossi o emendati al termine dell'evento organizzato.
Il concessionario è obbligato a restituire la sala nelle condizioni in cui questa gli è stata affidata.

1. Deliberazione del Consiglio Comunale n. 95 del 10.11.2014: Approvazione del Regolamento per l'utilizzo della sala conferenze.
2. Deliberazione della Giunta Comunale n. 286 del 1.12.2014: Approvazione delle tariffe per l'utilizzo sala conferenze.